HYRJE……………………………………………………………………………..2
1. Rrjedhat e informacionit dhe rrjedha e dokumenteve në ndërmarrje
1.1. PËRKUFIZIMI I KONCEPTEVE………………………………………………………………4
1.2. MENAXHERET INFORMUESE - PROBLEME TIPIKE……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
1.3. PROBLEME INFORMATIVE TË NDËRMARRJEVE……………….…..5
1.4 KËRKESAT PËR SISTEMIN E RRJEDHJES SË INFORMACIONIT...6
1.5 ORGANIZIMI I SISTEMIT TË RRJEDHJES SË INFORMACIONIT……7
1.6.ANALIZA E RRJEDHJES SË INFORMACIONIT………………………………..8
2. KARAKTERISTIKAT EKONOMIKE TË NDËRMARRJES SH.PK "ELECTRA-N"
2.1 PËRSHKRIMI I ELEKTRA-N LLC………………………………………………………………...11
12
3. ANALIZA e flukseve të informacionit dhe rrjedhës së dokumenteve duke përdorur SHEMBULLIN e ELEKTRA-N LLC
3.1.Hartimi i një plani të rrjedhave të informacionit......25
4.Mënyrat për të përmirësuar rrjedhën e informacionit dhe rrjedhën e dokumenteve……………………………………………………………………………………..28
KONKLUZION……………………………………………………………………………….30
REFERENCAT………………………………………………………………………….32

PREZANTIMI
Përmirësimi i metodave të menaxhimit është një nga detyrat kryesore, zgjidhja e së cilës përcakton shkallën e përparimit të ndërmarrjes. Çdo vit, intensiteti i shkëmbimit të informacionit në një ndërmarrje në mënyrë të pashmangshme rritet dhe bëhet më kompleks, dhe për këtë arsye problemi i krijimit të metodave për përshkrimin, analizimin dhe hulumtimin e rrjedhave të informacionit bëhet më urgjent. Për zgjidhjen e tij merren parasysh: analiza e organizatës; përmirësimi i skemës së rrjedhës së dokumenteve; zhvillimi i sistemeve të automatizuara të mbështetjes së informacionit. Studimi i flukseve të informacionit jep një ide të përgjithshme të funksionimit të objekteve të menaxhimit dhe është hapi i parë në analizimin e organizatës. Në këtë fazë, është e mundur të zgjidhen një sërë problemesh në lidhje me përmirësimin e skemës së rrjedhës së dokumenteve. Studimi i mëtejshëm i flukseve të informacionit na lejon të identifikojmë elementet e shfaqjes së informacionit të një objekti, marrëdhëniet midis tyre, strukturën dhe dinamikën e rrjedhave të informacionit.
Problemet e sigurimit në kohë të menaxherëve të ndërmarrjes me informacion operacional përcaktohen kryesisht nga papërsosmëria e sistemit të rrjedhës së informacionit të ndërmarrjes. Puna e kursit shqyrton problemet tipike të sistemit të rrjedhës së informacionit të ndërmarrjeve ruse dhe qasjen ndaj analizës së tyre në konceptin e kontrollit.
Qëllimi i punës së kursit është të eksplorojë mënyrat për të ndërtuar rrjedhën efektive të dokumenteve në një ndërmarrje dhe mënyrat për të përmirësuar sistemin e rrjedhës së informacionit duke përdorur shembullin e Electra-N LLC.
Objekti i studimit janë flukset e informacionit dhe rrjedha e dokumenteve të Electra-N LLC, e specializuar në fushën sistemet elektronike siguria dhe mbështetja e jetës në qytetin e V. Novgorod.
Objekti i studimit është efikasiteti i rrjedhës së dokumenteve dhe përmirësimi i sistemit të rrjedhës së informacionit të ndërmarrjes Elektra-N LLC.
Bazuar në qëllimin, përcaktohen detyrat e mëposhtme:

konsideroni konceptin e fluksit të informacionit;
konsideroni problemet tipike të informacionit të një ndërmarrje;
konsideroni organizimin e sistemit të rrjedhës së informacionit;
analizoni drejtimin dhe intensitetin e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje, si dhe mënyrat për ta përmirësuar atë.

1.2 INFORMIMI I MENAXHERËVE - ÇËSHTJE TIPIKE
Menaxherët e ndërmarrjeve (drejtor i përgjithshëm, drejtor financiar, drejtues shërbimesh) duhet të kenë informacion operativ në mënyrë që nëse ndodhin devijime nga plani, kryesisht në aspektin e kostove, të mund të marrin vendime korrigjuese në kohën e duhur.
Tradicionalisht, informacioni në formën e vlerësimeve të kostos aktuale për ndërmarrjen sigurohet nga kontabiliteti. Të dhënat në formën e vlerësimeve të kostos dhe llogaritjeve për llojet individuale të produkteve jepen pas:
janë përpunuar faturat për energji elektrike, gaz, ujë;
janë bërë llogaritjet për shërbimet e punishteve ndaj njëri-tjetrit dhe ndaj palëve të treta;
është llogaritur zhvlerësimi i aseteve fikse;
shpenzimet e përgjithshme shpërndahen ndërmjet punishteve dhe llojeve të produkteve;
taksat janë llogaritur në buxhet dhe janë bërë zbritje në fondet ekstrabuxhetore.
Pas krahasimit të vlerësimeve të kostos aktuale me të ardhurat, departamenti i kontabilitetit llogarit rezultatin financiar.
Sot, në shumicën e ndërmarrjeve industriale ruse, këto operacione (mbyllja e llogarive, gjenerimi i kostove dhe rezultatet financiare) kryhen çdo muaj, d.m.th. Departamenti i planifikimit të ndërmarrjes përcakton prodhimin mujor, kostot dhe rezultatet financiare, dhe më pas llogarit të dhënat aktuale dhe i krahason me ato të planifikuara.
Disavantazhi i këtij sistemi është joefektiviteti i tij. Mbyllja e llogarive, llogaritja e kostove dhe e rezultateve financiare kërkon aq shumë kohë nga departamenti i kontabilitetit sa që zakonisht vlerësimi i kostos aktuale merret deri në datën 20 të muajit të ardhshëm. Kjo do të thotë se kur merr një vendim, menaxheri detyrohet të operojë me të dhënat e dy muajve më parë dhe të mbështetet më shumë në intuitën e tij. Vetëm informacioni mund të jepet menjëherë për vëllimin e produkteve të prodhuara (përmbledhje ditore nga seminari) dhe për lëvizjen e parave në llogarinë rrjedhëse (urdhrat e pagesave dhe pasqyrat merren çdo ditë nga departamenti financiar).
Sa më sipër e bën të nevojshme krijimin e një sistemi për t'i ofruar menaxherëve të ndërmarrjeve informacione operacionale mbi të ardhurat dhe kostot. Krijimi i një sistemi të tillë është një detyrë e rëndësishme për shërbimin kontrollues: menaxherët duhet të marrin informacion për kostot më shpesh se një herë në muaj. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të rivendosni rendin në rrjedhat e informacionit të ndërmarrjes.

1.3 PROBLEME INFORMATIVE TË NDËRMARRJEVE
Situata e mësipërme me sigurimin e informacionit operacional për menaxherët e ndërmarrjeve është për shkak të mangësive në organizimin e flukseve të informacionit. Ndër mangësitë tipike të sistemit të rrjedhës së informacionit të ndërmarrjeve ruse janë:
dyfishimi i informacionit të dhënë;
mungesa e informacionit të rëndësishëm (përmbajtësor);
mungesa e një shpërndarjeje të qartë të përgjegjësisë për dokumentet;
mosdhënie e informacionit në kohën e duhur;
informacioni mund të mos arrijë tek marrësi;
Pas marrjes së informacionit, mund të kërkohet sqarim.
Një detyrë e rëndësishme e shërbimit kontrollues është përmirësimi i sistemit të rrjedhës së informacionit, ndryshimi i algoritmeve për përpunimin e dokumenteve dhe automatizimi i transferimit të informacionit.
Sistemi i flukseve të informacionit të kontrollit duhet të integrohet organikisht në sistemin e përgjithshëm të flukseve të informacionit të ndërmarrjes, përndryshe punonjësit e ndërmarrjes do të refuzojnë skemën e vendosur ndaj tyre.
Është e nevojshme të analizohet funksionimi i sistemit ekzistues të rrjedhës së informacionit në ndërmarrje për praninë e pengesave dhe lidhjeve të panevojshme (për këtë, kontrollorët duhet të kenë fuqitë e nevojshme). Futja e një sistemi kontrolli çon në ristrukturimin dhe optimizimin e sistemit të rrjedhës së informacionit - të gjithë rrjedhën e dokumenteve ekonomike të ndërmarrjes.

1.4 KËRKESAT PËR SISTEMIN E RRJEDHJES TË INFORMACIONIT
Informacioni që mblidhet në sistemin e kontrollit për përpunim dhe
analiza duhet të plotësojë kërkesat e mëposhtme:
kohore, d.m.th. Informacioni mbi kostot, të ardhurat dhe fitimin duhet të merret kur të ketë ende kuptim për ta analizuar atë;
besueshmëria;
rëndësia, d.m.th. informacioni duhet të ndihmojë në marrjen e vendimeve;
dobia (efekti i përdorimit të informacionit duhet të mbulojë kostot e marrjes së tij);
plotësinë, d.m.th. nuk duhet të ketë lëshime;
kuptueshmëria, d.m.th. informacioni nuk duhet të kërkojë "deshifrim";
rregullsia e marrjes.
Sistemi kontrollues zgjidh edhe problemet e tij në fushën e automatizimit në ndërmarrje. Kompleksiteti i përpunimit të informacionit të detajuar në qendrat e kostos është i madh; është e vështirë për ta përpunuar atë me dorë. Ekonomistët e punëtorive (degëve, depove, dyqaneve) kërkojnë menjëherë automatizimin e punës së tyre, pasi për ta puna në sistemin e kontrollit është një barrë shtesë, edhe nëse mbledhja e informacionit të planifikuar dhe aktual ndodh një herë në muaj. Nëse informacioni mblidhet një herë në javë, atëherë departamentet nuk do të kenë fizikisht kohë për të përpunuar dhe për t'i ofruar informacionin shërbimit kontrollues, i cili nga ana tjetër nuk do të ketë kohë për të konsoliduar të gjitha të dhënat për ndërmarrjen. Prandaj, nëse përpunimi i postimeve dhe gjendjeve të llogarive, ose llogaritja e amortizimit, ose llogaritjet e pagave janë të automatizuara, këshillohet gjithashtu që të automatizohet puna kontrolluese.

1.5 ORGANIZIMI I SISTEMIT TË RRJEDHJES TË INFORMACIONIT
Për të krijuar një sistem të flukseve të informacionit ju nevojiten:
të përcaktojë strukturën e informacionit që duhet të jepet;
analizoni rrjedhën ekzistuese të dokumenteve në ndërmarrje;
zhvillojnë sistemi i ri rrjedha e dokumentit.
Struktura e informacionit përfshin, para së gjithash, klasifikimin e të ardhurave dhe llojet e kostove sipas objekteve të kostos (sipas ndarjeve, produkteve, kontratave).
Gjatë analizës së rrjedhës së dokumenteve, duhet të zbuloni: a është e mundur të mblidhen informacione për llojet e kostove, për shembull, në mes të muajit, cilat pengesa ekzistojnë, çfarë duhet bërë për t'i eliminuar ato? Rezulton se është e mundur të detyrohen magazinierët të dorëzojnë të dhëna për konsumin e materialit (kartat limit) në mes të muajit dhe jo vetëm në fund; që kohëmatësit mund të fusin të dhënat e fletës kohore në programin e listës së pagave çdo ditë, etj. Shërbimi kontrollues mund të urdhërojë, në emër të drejtorit financiar ose të përgjithshëm, të japë të dhëna më shpesh.
Shërbimi kontrollues duhet të bjerë dakord me departamentin e kontabilitetit për të futur të dhënat e dyqanit mbi kostot, në mënyrë që shërbimi kontrollues më pas të zgjedhë informacionin nga baza e të dhënave dhe ta përpunojë atë sipas "rregullave të tij të kontrollit", d.m.th. mori formularë analitikë përmbledhës. Si rezultat i përpunimit, kontrolli i të dhënave është "jo plotësisht i saktë" nga pikëpamja e kontabilitetit, por kjo saktësi është e mjaftueshme për marrjen e vendimeve të menaxhimit. Janë këto të dhëna të besueshme 95% që i nevojiten sot drejtorit financiar dhe raportet kontabël 100% të sakta një muaj më vonë janë informacione të padobishme për marrjen e vendimeve të menaxhimit operacional.
Shërbimi kontrollues nuk bën hyrje, nuk rillogarit xhiron dhe nuk ndryshon bilancet e llogarisë - kjo është prerogativë e departamentit të kontabilitetit. Shërbimi kontrollues analizon të dhënat dhe i grupon ato sipas disa kritereve: të ndryshueshme dhe konstante, të lidhura me një qendër kostoje specifike dhe jo të lidhura, etj. Prandaj, shërbimi kontrollues nuk ndërhyn në departamentin e kontabilitetit, i cili i lejon ata të punojnë si një ekip i vetëm.

1.6 ANALIZA E RRJEDHJES SË INFORMACIONIT
Në procesin e analizimit të flukseve të informacionit të një ndërmarrje, shërbimi kontrollues studion proceset e shfaqjes, lëvizjes dhe përpunimit të informacionit, si dhe drejtimin dhe intensitetin e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje.
Qëllimi i analizës së flukseve të informacionit është të identifikojë pikat e dyfishimit, të tepërt dhe mungesës së informacionit, arsyet e dështimeve dhe vonesave të tij.
Metoda më e zakonshme dhe ndoshta më praktike për të analizuar rrjedhat e informacionit është grafiku i rrjedhës së informacionit. Për të ndërtuar grafikët e rrjedhave të informacionit, duhet të dini (ose të zhvilloni vetë) rregulla të caktuara për përpilimin e tyre dhe simbolet e elementeve individuale.
Çdo rrjedhë informacioni - një lëvizje e vetme informacioni - ka karakteristikat e mëposhtme:
dokument (i cili përmban fizikisht informacion);
çështjet (me cilën fushë të veprimtarisë së ndërmarrjes lidhet informacioni: me prokurimin, me shitjet e produkteve, me mbylljen e muajit dhe marrjen e kostove të konsoliduara, me planifikimin, etj.);
interpretues (personi që transmeton këtë informacion);
frekuenca (frekuenca e transmetimit: mujore, tremujore, ditore).
Ndërmarrja dallon dy nivele të detajeve të rrjedhave të informacionit:
në nivel ndërmarrjeje, detajimi kryhet deri në nivelin e punishtes (divizionit), d.m.th. informacioni transferohet midis punëtorive dhe shërbimeve të ndërmarrjes;
në nivelin e një punishteje (divizioni) të një ndërmarrje, detajimi kryhet deri në nivelin e vendit të punës, d.m.th. informacioni transferohet midis punonjësve të punëtorisë dhe shërbimeve të lidhura me punëtorinë.
Është e rëndësishme t'i përmbahen rregullave uniforme, gjë që lejon shërbimin analitik të flasë të njëjtën gjuhë me pjesëmarrësit e tjerë në procesin e analizimit të flukseve të informacionit (shërbimet financiare dhe ekonomike, departamenti i automatizimit, etj.). Në nivelin e ndërmarrjes, këshillohet që të ndërtohen grafikët e flukseve të informacionit për probleme individuale, pasi numri i flukseve të informacionit (lidhjeve) është shumë i madh, kështu që është e vështirë të identifikohet një algoritëm i vetëm. Në nivelin e punëtorive individuale, është e mundur të ndërtohet një grafik i përgjithshëm i flukseve të informacionit për të gjitha problemet, pasi këtu numri i flukseve (lidhjeve) nuk është shumë i madh, megjithëse është e mundur të ndërtohen grafikë për çdo problem.
Një transkript i lidhjeve të informacionit në ndërmarrje ose departament i bashkëngjitet planit të rrjedhës së informacionit.
Grafiku i përpiluar i flukseve të informacionit ka një pengesë të konsiderueshme - një numër i madh i lidhjeve të informacionit e bën të vështirë leximin dhe analizimin, por ishte pikërisht analiza e flukseve të informacionit që ishte qëllimi i hartimit të grafikut. Prandaj, këshillohet të zhvillohen grafikë që përshkruajnë jo lidhje statike midis departamenteve, por rrjedhën e dokumenteve që lidhen me zbatimin e një detyre specifike pune.

2. KARAKTERISTIKAT EKONOMIKE TË NDËRMARRJES SH.PK "ELECTRA-N"
2.1 PËRSHKRIMI I ELEKTRA-N LLC

Organizata Electra-N LLC ndodhet gjeografikisht në adresën: Velikiy Novgorod, B. St. Petersburgskaya St., 80.
Kompania Electra-N u themelua në vitin 1991. Fillimisht u angazhua në zhvillimin e pajisjeve speciale televizive për kërkimin shkencor. Që nga viti 1993 është specializuar në fushën e sigurisë elektronike dhe sistemeve të mbështetjes së jetës. Aktualisht, kompania punëson më shumë se 30 persona. Pjesë e grupit të kompanive Electra.
Aktivitetet kryesore të kompanisë janë:
- zhvillimi i koncepteve të sigurisë së objektit;
- projektimi i sistemeve të sigurisë për objekte të çdo kompleksiteti;
- furnizimi me pajisje, instalimi i sistemeve të sigurisë;
- mirëmbajtjen teknike dhe operacionale të sistemeve të sigurisë;
- trajnime të personelit, konsultime në fushën e sistemeve të sigurisë elektronike dhe sistemeve të sigurisë;
- zhvillimi dhe prodhimi i sistemeve kompjuterike të regjistrimit të imazheve për nevojat e fotonikës, fotografisë me shpejtësi të lartë dhe spektrometrisë;
- projektimi dhe instalimi i rrjeteve dhe sistemeve inxhinierike, pajisjeve teknologjike;
- kryerja e punës për të siguruar sigurinë nga zjarri të ndërtesave dhe strukturave;
- projektimi dhe instalimi i LAN.

Struktura organizative e Electra-N LLC përfshin:
- aparatet e menaxhimit të ndërmarrjes
- departamenti financiar dhe i kontratave
- Departamenti i Marketingut dhe Inovacionit
- Departamenti i Teknologjisë së Informacionit
- departamenti teknik
- departamenti i projektit
- departamenti i instalimit
- Departamenti i logjistikës
- departamenti i shitjeve
- departamenti i funksionimit të pajisjeve.

Përgjegjësia dhe autoriteti brenda organizatës janë të vendosura nga lart poshtë, d.m.th. nga menaxherët e lartë tek menaxherët vartës. Nga ana tjetër, menaxherët e niveleve më të ulëta drejtojnë nënstruktura të specializuara organizative sipas karakteristikave funksionale. Kështu, kjo metodë e organizimit të punës korrespondon me strukturën e menaxhimit linear-funksional.
Teknologjia për përpunimin e informacionit të kontabilitetit dhe rrjedhës së dokumenteve zhvillohet, plotësohet ose rishikohet nga vetë llogaritari kryesor ose nga punonjësit e kontabilitetit nën kontrollin e llogaritarit kryesor.

2.2 ANALIZA EXPRESS E STATUSIT FINANCIAR TË ELEKTRA-N SH.P.K.
Analiza e gjendjes së detajuar financiare të ndërmarrjes
Analiza horizontale dhe vertikale e aseteve të ndërmarrjes

Analiza e inventarit

Analiza e llogarive të arkëtueshme

Llogaritjet e bëra tregojnë një rritje të llogarive të arkëtueshme më shumë se 2 herë dhe arriti në 3,814 mijë rubla në fund të vitit, 2 herë u rrit edhe shuma e faturave të papaguara me blerësit dhe klientët. Të gjitha të dhënat në tabelë tregojnë rezultate negative të aktiviteteve të ndërmarrjes në vitin raportues.

Bilanci analitik i ndërmarrjes

Analiza e fluksit të parasë
Vëllimi i parave të gatshme në fillim të vitit arriti në 249 mijë rubla, dhe në fund të vitit - 2021 mijë rubla. Kjo sugjeron që të ardhurat e kompanisë po rriten, dhe një rritje në paratë e kompanisë ka një efekt pozitiv në likuiditetin e bilancit.
Analiza e detyrimeve të bilancit

Le të shqyrtojmë flukset e informacionit që ndodhin në sistemin aktual të informacionit. Informacioni, siç vuri në dukje V.I. Knorring (1997) është një nga problemet më komplekse, ende të pazbuluara plotësisht, madje edhe misterioze të shkencës moderne. Kjo mund të shihet të paktën nga paqartësia e vetë përkufizimeve të konceptit të informacionit - një grup informacioni, të dhënash, njohurish, ose nga filozofia - një shkelje e monotonisë. Në kibernetikë, informacioni është i lidhur ngushtë me entropinë, një nga konceptet bazë të fizikës klasike, d.m.th. me aftësinë e energjisë për të transformuar. Viner N. shkruan: “Sasia e informacionit në një sistem është një masë e organizimit të sistemit, në të njëjtën mënyrë, entropia e sistemit është një masë e çorganizimit të sistemit, njëra është e barabartë me tjetrën, marrë me shenjën e kundërt” Zinovieva N.B. MIRËMBAJTJA E DOKUMENTIT. Edukative dhe metodologjike kompensim. - M.: Profizdat, 2001. - 6 f.. Nga pikëpamja e metodologjisë së menaxhimit, entropia progresive, d.m.th. Çrregullimi kaotik gjithnjë në rritje i lidhjeve ndërmjet elementeve është karakteristik për sistemet e mbyllura të izoluara nga mjedisi dhe informacioni është mohimi i entropisë.

Çdo përkufizim i informacionit zbulon disa veti të këtij koncepti kompleks dhe me shumë vlera: informacioni është komunikim dhe komunikim, gjatë të cilit eliminohet pasiguria (Shannon), informacioni është transferimi i diversitetit (Ashby), informacioni është një masë e kompleksitetit të strukturave. (Mole), informacioni është probabiliteti i zgjedhjes (Yaglom), etj.

Hulumtimi i mëtejshëm në teorinë e informacionit do të na çojë në xhunglën e dendur të ligjeve të termodinamikës, te "demonët" e famshëm të Maxwell dhe madje edhe te pashmangshmëria e vdekjes termike të Universit. Në teorinë e kontrollit, pranohet përkufizimi i mëposhtëm i informacionit: një grup informacioni në lidhje me ndryshimet që ndodhin në sistem dhe mjedisin e tij, i cili zvogëlon shkallën e pasigurisë së njohurive tona për një objekt specifik, shkëmbimin e informacionit (të dhënave) midis njerëzve; një person dhe një automat, një automat dhe një automat. CS mund të përkufizohet si një grup qarqesh për qarkullimin dhe transformimin e informacionit, dhe ky interpretim i konceptit është paraqitur në Fig. 1.2. Këto përkufizime janë mjaft të mjaftueshme për të studiuar problemet e menaxhimit.

Oriz. 1.2.

Informacioni, i cili përbën treshen e karakteristikave më të rëndësishme të botës që na rrethon, së bashku me materien dhe energjinë, ka disa, unike për të, veçoritë e mëposhtme:

1) është një koncept po aq abstrakt sa konceptet e matematikës, por në të njëjtën kohë pasqyron vetitë e një objekti material dhe nuk mund të lindë nga asgjëja;

2) ka disa veti të materies, ajo mund të merret, ruhet (regjistrohet, grumbullohet), shkatërrohet (fshihet), transferohet. Megjithatë, gjatë transmetimit të informacionit nga një sistem në tjetrin, sasia e informacionit në sistemin transmetues mbetet e pandryshuar, megjithëse në sistemin marrës zakonisht rritet;

3) në çdo sferë të njohurive, është i vetmi lloj burimi që, gjatë zhvillimit historik të njerëzimit, jo vetëm që nuk shteron, por gradualisht rritet, përmirësohet dhe, për më tepër, kontribuon në përdorimin efektiv të burimeve të tjera. , dhe ndonjëherë krijon të reja.

Gjendja vazhdimisht në ndryshim e tregut ose e mjedisit të jashtëm kërkon një përgjigje të menjëhershme nga administrata dhe nëse informacioni për këto ndryshime vonohet ose përpunohet ngadalë, pasojat për kompaninë do të jenë katastrofike (Fig. 1.3). Sipas të dhënave të disponueshme, në fillim të viteve 1990, 60% e vendeve të punës në Shtetet e Bashkuara vareshin nga shërbimet e përpunimit të informacionit dhe kostot e këtij aktiviteti përbënin rreth 70% të produktit kombëtar bruto. Sidoqoftë, shumica e njerëzve shkojnë në shpenzime të tilla - është fitimprurëse.

Ekzistojnë informacione të jashtme, hyrëse, parësore (fillestare) që lindin gjatë prodhimit dhe dytësore si rezultat i përpunimit të informacionit fillestar. Qëllimet e jashtme të organizatës përcaktojnë përbërjen dhe strukturën e flukseve të informacionit që sigurojnë menaxhimin sipas qëllimeve të jashtme. Rrjedhat e jashtme të informacionit gjenerohen nga një mjedis i jashtëm për organizatën dhe karakterizohen nga kompleksiteti hapësinor, ndërvarësia dhe ndërvarësia. Këto flukse informacioni gjenerohen nga dy nënsisteme relativisht të pavarura të mjedisit të jashtëm: makromjedisi dhe mjedisi i menjëhershëm. Në strukturimin e burimeve të informacionit, ne do të përdorim klasifikimin e mjediseve të jashtme dhe të brendshme të propozuar nga O.S. Vikhansky dhe A.I. Naumov (1996).

Oriz. 1.3.

Sipas mendimit tonë, flukset e jashtme të informacionit brenda makromjedisit krijohen nga pesë burimet e mëposhtme:

· komponent ekonomik;

· komponenti ligjor (rregullimi i mjedisit të biznesit dhe rregullat e marrëdhënieve ekonomike me subjektet e rregullimit të tij);

· komponent politik;

· komponent social;

· komponent teknologjik.

Rrjedhat e jashtme të informacionit brenda mjedisit të menjëhershëm gjenerohen nga katër burimet e mëposhtme: blerësit, furnitorët, konkurrentët dhe tregu i punës. Struktura dhe vëllimet e këtyre flukseve të informacionit duhet të jenë të balancuara dhe të ndërlidhura:

· me një larmi (strukturë dhe vëllime) informacioni kontrolli reagimi të shkaktuar nga ndryshimet në mjedisin e jashtëm;

· me një sërë ndarjesh të strukturës organizative të sistemit të menaxhimit të nevojshëm për përpunimin e flukseve të jashtme të informacionit;

· me një shumëllojshmëri të njësive të nevojshme për të përpunuar rrjedhat e brendshme të informacionit.

Burimet e flukseve të informacionit të brendshëm janë seksione të mjedisit të brendshëm të organizatës dhe burimet e përdorura në prodhimin e mallrave dhe shërbimeve: personel, organizativ, prodhim, marketing, financiar. Shumë e rëndësishme është seksioni i tërthortë organizativ, i cili gjeneron informacione për gjendjen e funksioneve të menaxhimit në organizatë, brenda së cilës kryhet shpërndarja e kompetencave. Lidhjet dhe marrëdhëniet që ndodhin gjatë zbatimit të funksioneve të menaxhimit, të drejtave dhe kompetencave gjenerojnë gjithashtu flukse informacioni.

Në përgjithësi, menaxhimi për qëllimet e jashtme të organizatës ndjek zinxhirin e mëposhtëm: burimet, objektet e rregullimit, burimet. Ky proces ka kufizime burimore dhe të sjelljes, nga pikëpamja e mjedisit të jashtëm dhe të brendshëm të organizatës.

Kështu, flukset e informacionit të jashtëm dhe të brendshëm të lidhur me gjendjen e mjedisit të jashtëm dhe të brendshëm të organizatës formojnë flukset bazë të informacionit, të cilat janë baza për:

· zhvillimi i informacionit të kontrollit për menaxhmentin për qëllime të jashtme dhe të brendshme si produkti kryesor i veprimtarisë së sistemit të menaxhimit;

· rregullimet dhe hartimi i strukturës organizative të sistemit të menaxhimit.

Rrjedhat e informacionit siç përcaktohen nga A.N. Rodionova (2000) ka një arkitekturë me tre shtresa (Fig. 1.4), duke përfshirë të dhënat (bazat e të dhënave ose kontabilitetin, prodhimin dhe informacionin ndihmës), rregullat e biznesit (formale dhe joformale, ose, me fjalë të tjera, informacion teknik direktiv dhe rregullator), si. si dhe dokumentet e krijuara në vendimet e marra të organizatës dhe menaxhimit.

Oriz. 1.4. Arkitektura e rrjedhës së informacionit me tre shtresa

Metodat për studimin e rrjedhave të informacionit

Metodat për studimin e flukseve të informacionit përdoren në studimin e nënsistemit informacion-sjellje. Qëllimet kryesore të studimit të rrjedhave të informacionit:

1) identifikimi i mospërputhjeve në vëllimin e diversitetit të informacionit të krijuar në seksionet e brendshme, mundësitë e perceptimit dhe përpunimit të tij në nivelet e hierarkisë së menaxhimit;

2) vendosja e aftësisë së IP për të marrë dhe përpunuar flukset e jashtme të informacionit, perceptimin e informacionit të jashtëm për të mbështetur në mënyrë efektive proceset e menaxhimit;

3) identifikimi i mospërputhjeve midis strukturës së informacionit, bazuar në funksionet, lidhjet dhe marrëdhëniet, dhe strukturës organizative.

Detyrat kryesore të zgjidhura gjatë studimit të rrjedhave të informacionit:

1) studimi i strukturës dhe përbërjes së burimeve të informacionit;

2) disponueshmëria dhe përbërja e burimeve të informacionit në letër;

3) disponueshmëria dhe përbërja e burimeve elektronike të informacionit;

4) disponueshmëria dhe përbërja e harduerit dhe softuerit;

5) përcaktimin e proceseve të formimit dhe rrugëve të lëvizjes së dokumenteve;

6) analiza e flukseve të informacionit: hyrëse dhe dalëse;

7) prezantimi i proceseve të formimit dhe rrugëve të lëvizjes së dokumenteve;

8) analiza e nevojave për informacion;

9) përcaktimin e nevojave informative të kësaj organizate;

10) grupet e përdoruesve;

11) vend aktivitetet informative në strukturën e përgjegjësive të punës së çdo punonjësi;

12) bazat dhe proceset për marrjen e vendimeve të menaxhimit (Modin, 1970).

Objektet kryesore të kërkimit:

1) mesazhe të dokumentuara dhe të padokumentuara (dokumente, rregulla biznesi, të dhëna);

2) proceset për formimin dhe llogaritjen e treguesve dhe mesazheve, normave dhe standardeve për këto procese;

3) rrugët e mesazheve.

Një program kërkimor për rrjedhat e informacionit në një organizatë duhet të përfshijë seksionet kryesore të mëposhtme:

1) identifikimi i divizioneve që kryejnë funksionet e planifikimit dhe menaxhimit të prodhimit dhe aktiviteteve ekonomike të organizatës - burimet e flukseve drejtuese të informacionit brenda funksioneve të organizatës (ndërmarrjes);

2) përcaktimi i funksioneve, përmbajtjes së detyrave, punëve dhe procedurave në kuadër të strukturave funksionale dhe organizative të sistemit të menaxhimit - burimet e rrjedhave të informacionit për funksionet e tjera të organizatës;

3) identifikimin e formularëve të dokumentacionit, teknikat e plotësimit dhe përpunimit të tyre (qëllimi i dokumentit, numri i kopjeve, emri i detajeve dhe treguesit e dokumenteve, nga kush plotësohen të dhënat, etj.);

4) hartimi i rrugëve për rrjedhat e informacionit nëpër departamente, si dhe informacionet hyrëse dhe dalëse;

5) studimi i nomenklaturës së burimeve të përdorura dhe kodeve të tyre;

6) përcaktimi i nivelit të arritur të mekanizimit të punës së planifikimit dhe menaxhimit (Modin et al., 1970).

Njihen metodat e mëposhtme për studimin e rrjedhave të informacionit: inventari, grupet tipike dhe grafike (Fig. 1.5).

Oriz. 1.5.

Metoda e inventarit është më e mundshmja sepse kërkon regjistrimin e të gjithë shumëllojshmërisë së mesazheve (dokumentet, rregullat e biznesit dhe të dhënat). Por kjo metodë ju lejon të merrni një pamje gjithëpërfshirëse. Metoda tipike e grupit ju lejon të analizoni lloj i caktuar mesazhe.

Metoda grafike Më shumë detaje në libër. A.G. Ignatieva dhe M.M. Maksimtsova (2001). përdoret për të vizualizuar rrjedhat e mesazheve në një organizatë në fushat e mëposhtme:

1) burimet dhe marrësit;

2) llojet e mesazheve;

3) koha e gjenerimit të mesazhit në burim dhe marrjes tek adresuesi;

4) frekuenca;

5) vëllimi;

6) termat dhe pjesëmarrësit e kontrollit, etj.

Në thelb, është një strukturë informacioni ose model i një organizate. Ju lejon të përcaktoni devijimet në lëvizjen e informacionit përgjatë kontureve të lëvizjes dhe transformimit të tij, mundësinë e humbjes së informacionit në procesin e transmetimit dhe lëvizjes së mesazheve. Prandaj, duhet të kihet parasysh se një studim i plotë i flukseve të informacionit mund të kryhet vetëm së bashku me analizën funksionale.

Llogaritja e treguesve dhe gjenerimi i mesazheve, regjistrimi i tyre nga burimet dhe marrësit, akumulimi, përditësimi dhe ruajtja duhet të kryhet sipas rregullave të caktuara.

Të dhënat fillestare për sqarimin dhe zhvillimin e modelit të informacionit (pjesa e dokumentuar) formohen në bazë të përpunimit manual ose kompjuterik të pyetësorëve të karakteristikave dhe treguesve të mesazhit (tabelat e zhvillimit, një grup dokumentesh ose kopjet e tyre) dhe paraqiten në formën e mëposhtme. (Modin et al., 1970):

1) një listë me emrat e mesazheve të marra nga njësia;

2) një listë me emrat e mesazheve të zhvilluara nga ky divizion; një listë e të gjitha mesazheve të marra nga kjo njësi, duke treguar se nga ka ardhur secila prej tyre;

3) një listë me emrat e të gjitha mesazheve që dalin nga kjo njësi me një tregues të adresës së tyre;

4) një listë të të dhënave referuese dhe dispozitave legjislative të përdorura në punën e departamenteve;

5) emrin e treguesve që përmbahen në çdo mesazh specifik të marrë nga njësia;

6) emrin e treguesve që përmbahen në çdo mesazh specifik të zhvilluar në këtë njësi;

7) emrin e treguesve që përmban çdo mesazh specifik që vjen nga kjo njësi;

8) emrin e divizioneve të ndryshme dhe organizatave të jashtme me të cilat ndërvepron kjo ndarje;

9) emrin e veçorive të pranishme në këtë mesazh.

Sistemi ekzistues i menaxhimit në një organizatë gjen mishërimin e tij material në rrjedhën e dokumenteve dhe strukturën organizative. Rrjedha e dokumenteve të organizatës pasqyrohet drejtpërdrejt në modelet e informacionit. Për të përfunduar përshkrimin e sistemit ekzistues të kontrollit, këshillohet të theksohen tiparet e strukturës organizative në to. Për ta bërë këtë, ndërtoni një model departamenti në kontekstin e grupeve të mesazheve dhe një model përmbledhës në kontekstin e departamenteve.

Modeli i informacionit i një divizioni karakterizon strukturën e tij të brendshme, veçoritë e aktiviteteve të tij, si dhe marrëdhëniet me divizionet e tjera.

Një numër në rritje i bizneseve ruse kanë filluar të studiojnë çështje që lidhen me flukset e informacionit. Cili është ky fenomen? Cila është rëndësia e flukseve të informacionit për zhvillimin e organizatave? Cilat janë veçoritë e aplikimit të metodologjisë së studimit të tyre për ndërmarrjet në industri të ndryshme?

Rëndësia praktike e rrjedhave të informacionit

Ndër fushat në të cilat rrjedhat e informacionit kanë rëndësinë më të madhe praktike është menaxhimi i ndërmarrjes.

Për të rritur efikasitetin e prodhimit të mallrave, si dhe cilësinë e tyre, për të zotëruar prodhimin e llojeve të reja dhe për të futur teknologji të avancuara, menaxherët e kompanive përdorin një gamë të gjerë metodash shkencore dhe të aplikuara.

Rrjedhat e informacionit në organizatë kontribuojnë ndjeshëm në punën me cilësi të lartë të menaxherëve në të gjitha fushat e përmendura.

Duke i eksploruar ato, kompanitë mund të zgjidhin me sukses problemet që lidhen me shfrytëzimin e burimeve ekzistuese të prodhimit.

Zbatimi i flukseve të informacionit në prodhim

Le të shqyrtojmë se me çfarë mekanizmash përfshihen flukset e informacionit në ndërmarrje. Si rregull, kompanitë përpiqen t'i ndërtojnë ato në parashikimet e sistemit. Baza për formimin e të cilave janë burimet informative(që kanë origjinë të brendshme dhe të jashtme).

Një model tipik i fluksit të informacionit në një kompani, siç thamë më lart, pasqyron interesin e menaxhmentit të ndërmarrjes për të përmirësuar cilësinë e menaxhimit. Ndërtimi i tij përfshin zgjidhjen e detyrave kryesore të mëposhtme:

• zbatimi i sistemeve të kontrollit në linjat e prodhimit;
• analiza e cilësisë së burimeve të informacionit, grumbullimi i tij, vlerësimi i rëndësisë dhe perspektivat për përfshirje në biznes;
• modelimi i mekanizmave të ndikimit të drejtpërdrejtë të informacionit në proceset e prodhimit;
• krijimin dhe përditësimin e një baze njohurish të korporatës;

Algoritmi specifik për ndërtimin e një modeli varet, si rregull, nga specifikat e industrisë së kompanisë. Në disa segmente, shkëmbimi i informacionit si brenda korporatës ashtu edhe me tregun e jashtëm mund të jetë i vështirë për shkak të fshehtësisë ose vështirësive teknologjike në përpilimin e të dhënave në skedarë dhe më pas transmetimin e tyre te marrësi.

Shkolla moderne e marketingut ruse nuk ka zhvilluar ende kritere klasifikimi të pranuara përgjithësisht që do të na lejonin të emërtonim pa mëdyshje llojet e flukseve të informacionit. Ka shumë aspekte problematike që pasqyrojnë studimin e të dhënave. Sidoqoftë, midis ekspertëve ekziston një model mjaft i zakonshëm që ndan rrjedhat në lloje në varësi të natyrës së informacionit. Pra, ato mund të jenë:

1. financiare;
2. teknologjike;
3. marketing;

Sigurisht, ky është larg nga një klasifikim shterues i flukseve të informacionit. Sigurisht, lista mund të vazhdohet. Shembujt specifikë të rrjedhave të informacionit mund të jenë shumë të ndryshëm. Është e rëndësishme vetëm të mos i ngatërroni ato për shkak të harmonisë së tyre me fenomenet e industrisë. Për shembull, kanalet financiare dhe të fluksit të informacionit që nënkuptojnë shlyerje në formë cash dhe pa para, duke pasqyruar informacione, statistikore apo analitike, për lëvizjen e fondeve nuk janë e njëjta gjë. Megjithatë, e para mund të plotësohet mjaft cilësor nga e dyta.

Përdorimi i fijeve si një mjet konkurrues

Nëse një kompani ka zbatuar një sistem të rrjedhës së informacionit që funksionon siç duhet, kjo mund të bëhet një avantazh i rëndësishëm konkurrues për kompaninë. Në çfarë aspektesh?

Para së gjithash, në kontrollin e procesit. Kur punonjësit përgjegjës të kompanisë pajisen siç duhet me informacionin e nevojshëm, kjo u lejon atyre të optimizojnë në mënyrë më efektive disa faza të prodhimit. Informacioni i marrë nga specialistët na lejon të identifikojmë teknologjitë më domethënëse nga pikëpamja e përfitimit të biznesit, si dhe të zbatojmë ato që ka shumë të ngjarë të bëhen të tilla.

Një avantazh tjetër që vjen nga analizimi i flukseve të informacionit është përmirësimi i cilësisë së menaxhimit në nivel personeli.

Duke pasur të dhënat e nevojshme, strukturat e menaxhimit të personelit të korporatës kanë në duart e tyre një mjet që u lejon atyre të organizojnë në mënyrë më efikase punën e strukturave të brendshme të korporatës.

Një tjetër faktor konkurrues që një kompani mund të fitojë duke përdorur flukset e informacionit në punën e saj është shpërndarja më e mirë e burimeve financiare dhe materiale.

Duke pasur informacionin e nevojshëm, menaxherët do të dinë se në çfarë vëllimesh dhe ku të drejtojnë flukset e parave dhe lëndët e para më intensivisht, dhe ku - më pak.

Të tre faktorët e përmendur e bëjnë kompaninë më të fortë në konfrontimin e mundshëm me konkurrentët. Rrjedhat e informacionit bëjnë të mundur, para së gjithash, të kapërcejnë aktorët e tregut duke ndërtuar një komunikim më të mirë midis strukturave të brendshme të korporatës. Si rezultat, prodhimi është më efikas, rentabiliteti është më i lartë, çmimet janë më konkurruese, që do të thotë rritje e atraktivitetit në sytë e blerësve apo klientëve në segmentin e tij.

Praktika e Menaxhimit të Informacionit

Përmes çfarë mekanizmash praktik menaxhojnë kompanitë rrjedhat e informacionit? Si rregull, shkëmbimi i të dhënave dhe analiza e tij bazohet në ndërveprimin e punonjësve përgjegjës për punën në fushat përkatëse, përmes dokumenteve të brendshme të korporatës, burimeve të rrjetit dhe të internetit, dhe ndonjëherë edhe burimeve financiare. Si rregull, ato paraqesin në formën më të besueshme (ndryshe nga, për shembull, negociatat gojore, korrespondenca midis punonjësve, etj.) Gjendjen aktuale (ose të planifikuar) të punëve në një strukturë të veçantë të organizatës.

Ekziston një kategori e veçantë e personave të përfshirë në menaxhimin e një sistemi informacioni të korporatës - gjeneruesit e informacionit. Ata zotërojnë "autorësinë" e llojeve të të dhënave të diskutuara më sipër. Nuanca kryesore këtu është se në një ndërmarrje (veçanërisht nëse është një kompani e madhe) në disa raste është problematike të identifikohen punonjës të veçantë që kanë marrë pjesë në gjenerimin e informacionit të caktuar. Arsyeja kryesore është se një pjesë e konsiderueshme e dokumenteve (veçanërisht ato financiare) i nënshtrohen procedurave shumëfazore të miratimit dhe rregullimit në nivele të ndryshme të menaxhimit.

Puna e "autorëve" të rrjedhave të informacionit mund të jetë ose spontane (d.m.th., dokumentet krijohen si nënprodukt i aktivitetit kryesor të punës), ose kryhet në mënyrë rutinore - këta mund të jenë specialistë, detyra e të cilëve është të gjenerojnë sa më shumë të dhëna. sa më shumë që të jetë e mundur në lidhje me aktivitetet e shoqërisë.

Të dhënat e nxjerra nga dokumentet e brendshme të korporatës dhe burime të tjera që kanë shenja besueshmërie ngarkohen në sistemin e informacionit (le të supozojmë se kompania tashmë e ka një të tillë). Pas së cilës informacioni analizohet dhe merret një vendim se si saktësisht të përdoren dokumentet. Nëse ato kanë natyrë urdhëruese (për shembull, janë udhëzime), atëherë menaxherët mund ta konsiderojnë të nevojshme të bëjnë rregullime në to ose, anasjelltas, t'i lënë ato të pandryshuara. Nëse këto janë, të themi, letra kontabël, atëherë gjetjet përkatëse mbi to mund të transferohen në departamentin e financave për analiza dhe raportime të mëvonshme.

Në fund të fundit, gjithçka varet nga sigurimi që flukset e informacionit të përfshihen disi. Dhe ato që nuk kishin asnjë përdorim praktik u përjashtuan nga qarkullimi. Rëndësia e aplikuar - kriteri kryesor informacion në ndërmarrje.

Teknologjitë e rrjetit

Një numër ekspertësh e quajnë përdorimin e teknologjive të rrjetit kriterin kryesor për cilësinë e funksionimit të një sistemi informacioni të korporatës. Çfarë do të thotë kjo?

Fakti është se lëvizja e rrjedhave të informacionit, në mënyrë ideale, sipas ekspertëve, duhet të ndodhë sipas parimit shumëvektorial. Kjo do të thotë, sa më pak kanale të mbyllura (si dhe të njëanshme), aq më mirë. Sa më shumë njerëz kompetentë të përfshirë në gjenerimin dhe shkëmbimin e të dhënave, aq më efikas është biznesi. Nga pikëpamja teknologjike, kanali më optimal për ndërveprimin e tyre do të jetë rrjeti. Në praktikë, kjo mund të jetë një faqe interneti e korporatës. Ai nuk duhet të jetë publik - qasja nga përdoruesit e internetit mund të kufizohet plotësisht ose pjesërisht.

Teknologjitë e rrjetit, natyrisht, janë gjithashtu të dobishme nga pikëpamja e ndërtimit të marrëdhënieve midis kompanisë dhe lojtarëve të jashtëm, të cilët, nga rruga, mund të jenë gjithashtu gjenerues të informacionit. Flukset e jashtme të informacionit, që vijnë, për shembull, në formën e kërkesave të klientëve ose ofertave tregtare nga organizata të tjera, në shumë raste përbëjnë të dhëna me rëndësi praktike.

Për shembull, pasi ka marrë nga klientët një grup të caktuar kërkesash për lëshimin e mallrave me karakteristika që nuk janë ende karakteristike për produktet që prodhohen, menaxhmenti i kompanisë mund të vendosë t'i lëshojë këto produkte në prodhim. Sepse blerësi dëshiron t'i shohë në banak, pasi i ka komunikuar dëshirat e tij përmes kanalit të informacionit të ofruar nga kompania. Aftësia për të komunikuar me klientët mund të konsiderohet gjithashtu një avantazh konkurrues në biznes.

Kriteret e cilësisë së informacionit

Duke parë se si formohen flukset e informacionit të jashtëm dhe të brendshëm, ne mund të studiojmë kriteret që përcaktojnë cilësinë e informacionit që hyn në qarkullimin brenda korporatës. Ekspertët rendisin këto si:

• rëndësia (koha);
• vërtetësia (verifikueshmëria);
• rëndësia (reflektimi i problemeve reale);
• dobia (rëndësia e aplikuar);
• kuptueshmëria (paqartësia e interpretimit);
• plotësia (nuk ka nevojë të sqarohen faktet);

Procesi, i cili përfshin kontrollimin e informacionit që qarkullon brenda kompanisë për kriteret e mësipërme, quhet kontroll nga disa ekspertë. Detyra e specialistëve përgjegjës për këtë punë është të minimizojnë praninë në sistemin e informacionit të kompanisë të të dhënave që nuk plotësojnë kriteret.

Rreth kontrollit

Një numër ekspertësh i japin kuptim shtesë termit "kontroll". Në veçanti, ekziston një mendim se ky është një aktivitet që lidhet jo vetëm me analizën e cilësisë së informacionit, por edhe me interpretimin e tij, duke identifikuar aspekte që ndikojnë në rëndësinë e aplikuar të informacionit. Për më tepër, ka specialistë që e reduktojnë kuptimin e termit "kontroll" vetëm në aktivitetet e strukturave financiare dhe ekonomike të një ndërmarrje. Kjo është, sipas mendimit të tyre, të gjitha informacionet që janë në qarkullim brenda kompanisë duhet të përdoren përfundimisht për të optimizuar fitimet dhe shpenzimet. Çdo skemë e rrjedhës së informacionit në përputhje me këtë koncept duhet të analizohet për ndikimin e saj në përfitueshmërinë e biznesit.

Ka ekspertë që ngushtojnë disi funksionet e specialistëve të përfshirë në kontroll. Në teorinë e tyre, ky aktivitet duhet të kufizohet vetëm në mbledhjen e informacionit nga gjeneratorë të ndryshëm dhe shpërndarjen e tij në departamentet kompetente. Në disa raste, kontrollorët mund të formulojnë strukturën optimale, në vlerësimin e tyre, të rrjedhës së informacionit dhe formatin e paraqitjes së tij. Ekspertët besojnë se analiza dhe interpretimi i tij duhet të kryhet nga struktura të specializuara në një ose një fushë tjetër të punës së ndërmarrjes.

Kjo do të thotë, në mënyrë relativisht të folur, statistikat që pasqyrojnë konsumin e bojës gjatë prodhimit të lodrave duhet t'u transferohen specialistëve përgjegjës për fazën përkatëse të prodhimit. Të dhënat financiare - deri te kontabiliteti, etj. Kontrolli nënkupton vetëm një funksion statistikor. Hulumtimi i rrjedhës së informacionit kryhet nga struktura kompetente të kompanisë.

Vlera e Menaxhimit të Informacionit

Le të përpiqemi të përcaktojmë se në cilat aspekte shprehet vlera më e madhe e menaxhimit të rrjedhës së informacionit. Le të pajtohemi se kontrolli zë një nga funksionet qendrore në këtë proces (dhe jo vetëm për sa i përket mbledhjes dhe strukturimit të të dhënave).

Karakteristika kryesore e flukseve të informacionit është përqendrimi i qëllimeve të menaxhimit. Tërësia e të dhënave që qarkullojnë brenda korporatës paracakton një rritje cilësore të nivelit të njohurive të secilit departament, kryesisht për shkak të ndërveprimit me strukturat e tjera të kompanisë dhe ndërgjegjësimit të ndërsjellë për rëndësinë e detyrave me të cilat përballet ndërmarrja.

Puna me flukset e informacionit, si dhe kontrolli (me thellësinë e përdorimit të tij) ju lejon të zbuloni pikat e dobëta në një biznes. Lidhjet individuale të prodhimit po përmirësohen, produktet e kompanisë po bëhen më të mira dhe më konkurruese.

Puna me flukset e informacionit përfshin përqendrimin e burimeve të kompanisë (jo vetëm materiale, por edhe personelin), identifikimin e aspekteve më të forta në modelin e biznesit, gjetjen e burimeve të reja të rritjes së konkurrencës, futjen e mekanizmave inovativë, të patestuar më parë për organizimin e prodhimit në kompani.

Përdorimi i flukseve të informacionit në logjistikë

Në cilat fusha të tjera përdoren në mënyrë aktive flukset e informacionit? Në logjistikë, patjetër. Cila mund të jetë arsyeja për këtë?

Bizneset që operojnë në prodhimin dhe shitjen e mallrave karakterizohen jo vetëm nga flukset e informacionit, por edhe nga një shumëllojshmëri e gjerë fluksesh materiale - lëvizja e produkteve nga fabrika te konsumatorët, me dhe pa ndërmjetës, brenda dhe jashtë vendit. Në fakt, logjistika, e cila është formuar në një industri të pavarur, është përgjegjëse për këtë funksion. Karakteristika e tij më e rëndësishme është se informacioni dhe flukset materiale mund të studiohen njëkohësisht. Si?

Ekspertët besojnë se menaxhimi efektiv i flukseve materiale varet drejtpërdrejt nga cilësia e përpunimit të informacionit që qarkullon në sistemet logjistike.

Këtu, shumë varet nga niveli i njohurive që zotërojnë menaxherët dhe specialistët që kryejnë analizat përkatëse.

Fakti është se logjistika është një fushë relativisht e re për Rusinë. Dhe ato kritere që janë tipike për sistemet e informacionit le të themi, lloji bankar ose prodhues, nuk janë plotësisht në përputhje me këtë industri.

Para së gjithash, thonë ekspertët, në nivelin e metodave dhe parimeve. Nga pikëpamja teknologjike, fluksi i informacionit logjistik mund të studiohet mirë me mjete tradicionale. Por logjistika ruse ende po mëson të kuptojë se si t'i përdorë ato në mënyrë korrekte në aspektin metodologjik, besojnë ekspertët.

Në të njëjtën kohë, ekspertët e industrisë, siç vërejnë analistët, po bëjnë njëfarë progresi. Kjo është kryesisht për shkak të kompjuterizimit intensiv të sektorit të logjistikës. Në ditët e sotme, shumica e punonjësve të kompanive ruse kanë akses në PC dhe teknologjitë e rrjetit, dhe softueri i rëndësishëm për detyrat kërkimore dhe analitike po zhvillohet në mënyrë aktive. Kompanitë e logjistikës po marrin më shumë mundësi për t'u hapur brenda teknologjive të rrjetit - si në aspektin e ndërveprimit me lojtarët e tjerë të tregut ashtu edhe në aspektin e shkëmbimit të të dhënave me klientët.

Rrjedhat e informacionit janë një grup mesazhesh që pasqyrojnë në mënyrë objektive zhvillimin e proceseve të biznesit që transmetohen përmes kanaleve të komunikimit për menaxhim. Rrjedhat mund të jenë drejt(nga nënsistemi i kontrollit në nënsistemi i kontrolluar) dhe e kundërta(nga nënsistemi i kontrollit në nënsistemi i kontrollit).

Vlera e informacionit përcaktohet nga një tregues kompleks probabilistik në kohën P(t) si funksion i probabiliteteve të marrjes në kohë të informacionit Pc, plotësisë së tij P p dhe besueshmërisë P:

Prandaj, është e nevojshme të sigurohet marrja në kohë informacione të dobishme në sasi të mjaftueshme. Kjo do të sigurojë një vendimmarrje të shpejtë dhe efikase.

Dilema e vendimmarrjes tradicionalisht përfshin dy kufizime.

Nga njëra anë, shpejt informacionin e mbledhurçojnë në mënyrë të pamjaftueshme në marrjen e një vendimi që nuk është racional, madje i gabuar.

Nga ana tjetër, mbledhja e informacionit për një kohë të gjatë mund të çojë në një ulje të rëndësisë së vetë faktit të marrjes së një vendimi (deri në një humbje të plotë të rëndësisë).

Me rëndësi kryesore është dobia (relevanca) e flukseve të informacionit të përbashkëta nga tiparet kryesore të paraqitura në Fig. 22.1.

Oriz. 22.1. Klasifikimi i flukseve të informacionit

Rritja e vëllimeve të flukseve të informacionit luan një rol kontradiktor. Nga njëra anë, sa më i madh të jetë vëllimi i informacionit, aq më e madhe është mundësia për të gjetur një pjesë të dobishme të tij për marrjen e një vendimi. Nga ana tjetër, sipas studimeve statistikore, një rritje e dyfishtë e vëllimit të informacionit (d.m.th. një rritje prej 100%) shoqërohet me një rritje të pjesës së dobishme të tij me jo më shumë se 20%. Kjo do të thotë se 80% e informacionit shtesë nuk është i dobishëm. Në këto kushte, kërkimi i algoritmeve efektive për izolimin e pjesës së dobishme të informacionit nga rrjedha e përgjithshme e informacionit për marrjen e vendimeve racionale të menaxhimit ka një rëndësi të madhe.

Një ndërmarrje prodhuese, nëse e konsiderojmë nga pikëpamja menaxheriale, përbëhet nga dy nënsisteme, menaxheri dhe i menaxhuari, ose subjekti dhe objekti i menaxhimit, të ndërlidhura nga kanalet e transmetimit të informacionit. Një objekt kontrolli mund të konsiderohet në mënyrë konvencionale si një sistem që transformon burimet, inputi i të cilit janë lëndët e para, materialet, puna, etj., dhe outputi janë produkte prodhimi. Lidhjet e informacionit të sistemit të prodhimit me mjedisin e jashtëm mund të përfaqësohen nga dy kanale hyrëse dhe një dalje.

Një nga kanalet e informacionit hyrës merr informacion nga strukturat e jashtme që përcaktojnë kushtet e funksionimit të ndërmarrjes, duke marrë parasysh planet për prodhimin dhe aktivitetin ekonomik, si dhe standardet për përdorimin e burimeve. Tërësia e këtij informacioni përcakton kushtet dhe ndikon në teknologjinë për arritjen e qëllimeve të organizatës.

Inputi i dytë i informacionit përfaqëson ndikime shqetësuese që vijnë nga mjedisi i jashtëm. Një shembull i faktorëve shqetësues janë shkeljet e kohës së dorëzimit të lëndëve të para dhe furnizimeve, rënia e cilësisë së tyre, ndryshimet në kushtet e shitjes së produkteve, shkelja e detyrimeve kontraktuale nga ndërmarrjet e lidhura, etj. Përveç faktorëve të treguar të shqetësimit që vijnë. nga mjedisi i jashtëm i ndërmarrjes mund të lindin ndikime të ngjashme shqetësuese brenda vetë ndërmarrjes.sistemet e prodhimit. Për shembull, prishjet e pajisjeve, shkeljet aksidentale të kushteve teknologjike, sëmundjet e punonjësve të ndërmarrjes, etj.

Prodhimi i informacionit të një sistemi prodhimi është një kanal për transmetimin e informacionit në organizata të jashtme, për shembull, një shoqatë ose ministri, e cila përfshin këtë ndërmarrje ose organet tatimore etj.Në çdo sistem menaxhimi subjekti dhe objekti i kontrollit lidhen me kanale informacioni nëpërmjet të cilave transmetohen veprimet e kontrollit dhe informacioni për gjendjen e objektit të kontrollit.

Trupi i menaxhimit të ndërmarrjes në versionin klasik me tre nivele përbëhet nga tre shtresa. Rrjedhat e informacionit qarkullojnë brenda dhe jashtë këtyre shtresave. Nga lart-poshtë - veprime kontrolli, nga poshtë-lart - informacion reagime, horizontalisht - shkëmbimi i informacionit midis objekteve të brendshme të të njëjtit nivel, si dhe midis objekteve të brendshme dhe të jashtme.

Vetë mekanizmi i menaxhimit përfshin personelin e menaxhimit, rrjetet kompjuterike, financiare, informacione dhe burime të tjera. Detyra e menaxhimit të prodhimit zbret në menaxhimin racional të flukseve të burimeve (materiale, energjetike, financiare, informacione, etj.).

Flukset e informacionit janë shuma e flukseve të informacionit që lejojnë një ndërmarrje të kryejë aktivitete financiare dhe ekonomike.

Për të funksionuar normalisht, një ndërmarrje duhet të marrë informacion të plotë dhe me cilësi të lartë përpara dhe pasi menaxhmenti i saj të marrë vendime drejtuese.

Informacioni i mirë i lejon një kompanie të:

• - fitojnë avantazhe konkurruese;
• - të zvogëlojë rrezikun financiar;
• - të përcaktojë qëndrimin e blerësve;
• - të arsyetojë vendimet intuitive;
• - rritjen e efikasitetit operacional;
• - monitoron mjedisin e jashtëm;
• - të koordinojë strategjinë;
• - rrit besimin në marrëveshjet e arritura dhe detyrimet e marra.

Një nga kushtet më të rëndësishme për funksionimin e suksesshëm të prodhimit në tërësi është prania e një sistemi informacioni që do të lejonte të gjitha aktivitetet të lidhen së bashku dhe të menaxhohen bazuar në parimet e një tërësie të vetme.

Informacioni mblidhet dhe analizohet duke përdorur katër sisteme mbështetëse, të cilat së bashku përbëjnë: raportimin e brendshëm, hulumtimin e tregut, analizën e informacionit dhe mbledhjen e informacionit aktual të jashtëm.

Gjatë përcaktimit të parametrave të një ndërmarrje, një rol të veçantë luan raportimi financiar dhe kontabël. Ky sistem raportimi i brendshëm shfaq treguesit aktual të shitjeve, shumat e shpenzimeve, vëllimet e inventarit, fluksin e parave, informacionin mbi llogaritë e arkëtueshme dhe të pagueshme.

Vazhdimësia e mbledhjes së tij ka një rëndësi të madhe për informacionin. Kjo siguron qartësi të plotë në punët e ndërmarrjes së vet, si dhe aftësinë dhe gatishmërinë për t'i ofruar tregut produktin e duhur në vëllimet e kërkuara.

Në logjistikë, llojet e flukseve të informacionit dallohen në varësi të:

• - për llojin e sistemeve të lidhura me rrjedhje - horizontale dhe vertikale;
• - nga vendi i kalimit - i jashtëm dhe i brendshëm;
• - nga drejtimi në raport me sistemin logjistik - hyrje dhe dalje (Fig. 1).

Oriz.

Rrjedhat horizontale të informacionit Më shpesh ato janë të natyrës informale, ato janë më efektive nga pikëpamja komunikuese. Ata ruajnë afërsisht 90% të informacionit. Kjo do të thotë, humbja e informacionit gjatë transmetimit në këtë mënyrë është minimale. Kjo shpjegohet me faktin se është psikologjikisht më e lehtë për njerëzit në të njëjtin nivel të hierarkisë së shërbimit të kuptojnë njëri-tjetrin, sepse ata zgjidhin probleme të ngjashme dhe përballen me probleme të ngjashme (Fig. 2).

Oriz.

Rrjedhat vertikale të informacionit zhvillohen ndërmjet punëtorëve ose grupeve të punëtorëve të vendosur në nivele të ndryshme të hierarkisë, për shembull, midis një eprori dhe një vartësi.

Nga ana tjetër, flukset vertikale të informacionit ndahen në zbritëse (nga menaxhimi tek punonjësit e zakonshëm në hierarki) dhe rritëse (nga punonjësit më të ulët në më të lartët) (Fig. 3).

Oriz.

Rrjedhat e informacionit të jashtëm pasqyrojnë marrëdhëniet ndërmjet një sipërmarrjeje dhe aktorëve ekonomikë dhe politikë që veprojnë jashtë kufijve të saj. Ato përcaktojnë ndërveprimin midis ndërmarrjes, klientëve të saj aktualë dhe potencialë, si dhe konkurrentëve. Ndërmarrja duhet të monitorojë vazhdimisht komponentët kryesorë të mjedisit të jashtëm, ku përfshihen faktorët ekonomikë, teknologjikë, politiko-ligjorë, socio-kulturorë dhe fiziko-ekologjikë.

Rrjedhat e brendshme të informacionit- këto janë flukse informacioni midis shërbimeve dhe niveleve të ndryshme të ndërmarrjes, për shembull, një dokument për lëshimin e materialeve nga magazina e fabrikës në punëtorinë e ndërmarrjes, një dokument për lëshimin e burimeve materiale nga një punëtori në tjetrën, një dokument për pranimin e produkteve, produkteve dhe pjesëve të gatshme në depo. Rrjedhat e brendshme të informacionit karakterizojnë qartë fazat e procesit: furnizimi, prodhimi brenda, shitjet.

Karakteristikat kryesore të flukseve të informacionit të brendshëm janë: dizajni i thjeshtuar, i vërtetuar me nënshkrimet e zyrtarëve, brenda divizioneve individuale të prodhimit (dyqane dhe seksione) që shpesh përbëhen nga mesazhe gojore.

Rrjedhat e informacionit hyrësështë një sekuencë e dokumenteve dhe të dhënave të marra për futje në sistemin e informacionit,

informacion i nevojshëm për të zgjidhur një problem dhe i vendosur në media të ndryshme: dokumente primare, media makinerike, në kujtesën e një kompjuteri personal. Për këtë qëllim, përpilohet një listë e informacionit hyrës dhe përbërja e detajeve të secilit lloj informacioni hyrës, vendndodhja e detajeve të informacionit hyrës dhe një përshkrim i detajeve (fushave) të dokumenteve hyrëse.

Rrjedhat e informacionit dalës- këto janë mesazhe që shkojnë përtej kufijve të një sistemi logjistik ose një prej nënsistemeve të tij.

Rrjedha e informacionit karakterizohet nga treguesit e mëposhtëm:

• - burimi i shfaqjes;
• - drejtimi i rrjedhjes;
• - shpejtësia e transmetimit dhe marrjes;
• - intensiteti i rrjedhjes etj.

Rrjedha e informacionit matet nga sasia e informacionit të përpunuar ose transmetuar për njësi të kohës.

Metodat për matjen e sasisë së informacionit që përmban një mesazh studiohen në një degë të kibernetikës të quajtur teoria e informacionit. Sipas kësaj teorie, e ashtuquajtura njësi binare - pak - merret si njësi informacioni. Kur përdorni teknologjinë elektronike informatike, informacioni matet në bajt. Një bajt është një pjesë e një fjale makine, zakonisht e përbërë nga 8 bit dhe përdoret si një e tërë kur përpunohet informacioni në një kompjuter.

Përdoren gjithashtu njësi të prejardhura të sasisë së informacionit: kilobajt dhe megabajt.

Në praktikën e biznesit, informacioni mund të matet gjithashtu:

• - numrin e dokumenteve të përpunuara ose të transmetuara;
• - numri i përgjithshëm i linjave të dokumenteve në dokumentet e përpunuara ose të transmetuara.

Është gjithashtu e nevojshme të përcaktohen vendet e grumbullimit, futjes dhe daljes së informacionit, format e paraqitjes dhe dokumentacionit të tij. Për të ndërtuar sisteme të tilla, mjetet moderne kompjuterike duhet të përdoren në masën maksimale të mundshme, mundësia e përfshirjes së tyre në rrjetet kompjuterike lokale dhe aksesi në rrjetet ndërkombëtare, për shembull, interneti.