Алгоритм создания экспресс стиля таблицы. Подготовка к экзамену по дисциплине информатика

Мы создаём документ для того, чтобы передавать какую-то информацию. И одна из главных задач в этом процессе - сделать всё, чтобы читателю было проще эту информацию воспринимать. Мы выбираем читабельные шрифты, выделяем цветом акценты, выравниваем содержимое документа и… создаём таблицы. Да-да, всё верно. Таблицы упорядочивают информацию, придают ей определённую структуру; они разделяют содержимое на отдельные блоки - строки и столбцы - за счёт чего намного легче увидеть, куда относятся те или иные данные, что у них общего или отличного, как они связаны между собой.

В MS Word есть пять способов создать таблицу. Каждый из них по-своему эффективен в решении определённых задач. В этой статье мы рассмотрим все способы, чтобы в нужный момент вы могли выбрать тот, который подойдёт больше всего. Итак,

Способ №1: область «Вставка таблицы»

Если вам нужна небольшая табличка, то проще всего создать её с помощью области «Вставка таблицы». Как это сделать?

Для начала перейдите во вкладку «Вставка» и на ленте меню кликните на иконку «Таблица».

В результате появится выпадающий список с различными командами для создания таблиц. Вверху списка вы увидите панель с маленькими квадратиками количеством 10×8. Они изображают ячейки будущей таблицы.

Всё, что нужно - это двигать мышкой по панели с квадратиками в направлении сверху-вниз и слева-направо, выбирая необходимое количество столбцов и строк. При этом нажимать ничего не надо.

Чтобы вы ориентировались, какая у вас получится таблица, синхронно с движением мышки квадратики будут подсвечиваться, а над панелью отобразится размер таблицы, где первая цифра - это количество столбцов, а вторая - строк. Также на странице появится образец таблицы, который, опять же, будет меняться в зависимости от количества выделенных квадратиков. Когда размер таблицы вас устроит, просто кликните один раз по области - и таблица добавится.

Это, наверное, самый быстрый способ вставить пустую таблицу, однако, подходит он не всегда. В области «Вставка таблицы» вы можете указать максимум 8 столбцов и 8 строк. Но что делать, если вам нужна таблица побольше? В таком случае воспользуйтесь командой «Вставить таблицу».

Способ №2: команда «Вставить таблицу»

Команда «Вставить таблицу» находится там же - во вкладке «Вставка», в меню «Таблица».

Кликните на неё - и на экране появится окошко с параметрами вставки.

Чтобы создать таблицу, просто укажите нужное количество столбцов и строк в соответствующих полях. Вы можете либо ввести необходимое значение, либо выбрать его с помощью стрелочек справа от каждого поля.

Кроме того, в этом окошке вы можете сразу настроить ширину таблицы: задать точную ширину каждого столбца, определить подбор ширины по содержимому ячеек или распределить ширину столбцов по всей странице.

Когда все параметры заданы, нажмите Ок. Вот, собственно, и всё. Преимущество этого способа в том, что вы можете создать таблицу любого размера.

Способ №3: команда «Нарисовать таблицу»

Ещё один способ создать таблицу - нарисовать её. Этот процесс занимает больше времени по сравнению с остальными, но он оправдывает себя, когда вам нужно создать какую-то нестандартную таблицу, где большинство ячеек разного размера.

Итак, для начала во вкладке «Вставка» откройте меню «Таблицы» и выберите команду «Нарисовать таблицу».

Затем наведите курсор на страницу - он превратится в карандаш. Зажмите левую кнопку в том месте страницы, где должен быть верхний левый угол таблицы и, не отпуская её, передвигайте мышку вправо-вниз до тех пор, пока таблица не станет нужного размера. Таким образом, вы нарисуете её внешние границы.

Дальше вам нужно с помощью вертикальных и горизонтальных линий разделить всю область таблицы на столбцы и строки. Чтобы нарисовать вертикальную линию, зажмите курсор на верхней или нижней границе таблицы и, не отпуская, передвигайте его в противоположную сторону. При этом, как бы вы не вели мышку, линия всегда будет ровной.

Когда закончите - отпустите кнопку. Аналогично, зажмите курсор в нужном месте левой или правой границы и перетаскивая его, соответственно, вправо или влево, нарисуйте горизонтальную линию.

Когда таблица готова, нажмите клавишу Esc, чтобы вернуться в обычный режим.

Способ №4: вставка таблицы Excel

Четвёртый способ создать таблицу - это вставить таблицу Excel. Он удобный в том случае, если вам нужно не только отобразить данные, но и произвести с ними какие-то вычисления.

Во вкладке «Вставка» откройте меню «Таблица» и выберите вариант «Таблица Excel».

В результате на странице появится окошко с таблицей, которое очень похоже на обычный рабочий лист программы MS Excel.

Вы можете передвигать границы столбцов, строк, а также всей таблицы, чтобы настроить её размер. Но это не самое главное. Суть этого способа в том, что, кроме самой таблицы, вы получаете также доступ ко всем возможностям, которые есть в Excel. Когда таблица активна, они будут располагаться на ленте меню вместо функций Word. То есть, по сути, вместо ленты меню Word у вас будет лента меню Excel. Таким образом, вы сможете проводить все операции с данными, которые доступны в этой программе.

Для того, чтобы закончить работу с таблицей, достаточно за её границами кликнуть в любом месте страницы либо нажать клавишу Esc. А если вам нужно снова вернуться в режим работы с таблицей, просто кликните по ней два раза.

Способ №5: Экспресс-таблицы

И, наконец, последний и наименее популярный способ - воспользоваться экспресс-таблицами. Экспресс-таблицы - это шаблоны готовых таблиц на разную тематику. Среди них есть календари, матрицы, списки... Эти шаблоны уже отформатированы и содержат демонстрационные данные, которые вы, впрочем, можете изменить.

Чтобы вставить экспресс-таблицу, во вкладке «Вставка» откройте меню «Таблица» и наведите мышку на нужную команду.

Справа появится список с макетами всех доступных шаблонов. Просто выберите тот, который вам подходит, и таблица появится на странице.

Экспресс-таблицы названы так потому, что работа с ними занимает очень мало времени. Вам не надо форматировать таблицу, настраивать её размер и т.д. Всё, что вам нужно - это заменить демонстрационные данные на собственные. Однако, шаблонов не так уж много, и они редко подходят для обычных рабочих задач.

Этот способ позволяет выбрать таблицы из коллекции предварительно отформатированных таблиц.

1. Выбрать команду Экспресс-таблицы.

2. Просмотреть открывшийся список имеющихся таблиц (рис. 14) и выбрать нужную таблицу.

3. По необходимости заменить данные таблицы.

При частом применении таблиц с определенным форматированием, можно сохранить копию этой таблицы в коллекции экспресс-таблиц. Для этого созданную таблицу нужно выделить и нажать кнопку Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-таблиц... Пользовательские таблицы обычно располагаются в конце списка экспресс-таблиц в категории, выбранной или созданной пользователем.

Есть еще один простой способ создания таблицы: наберите в том месте документа, куда нужно вставить таблицу, знаки "+" и "_" и нажмите Enter. Например, для создания таблицы из одной строки и трех столбцов нужно ввести +____+____+____+. Дальше ее можно редактировать.

Редактирование таблицы

Для редактирования таблицы или ее отдельных элементов сначала необходимо их выделить. В таблице (Таблица 2) представлены способы выделения объектов таблицы.

Таблица 2 Способы выделения объектов таблицы

Все инструменты для вставки и удаления объектов таблицы собраны в группе Строки и столбцы (рис. 15) вкладки Макет.

Для вставки строк, столбцов и отдельных ячеек таблицы также можно воспользоваться контекстным меню (рис. 16), выбрав команду Вставить. В этом случае в подчиненном меню появится список необходимых команд для вставки.

При выборе команды Вставить ячейки появится диалоговое окно, в котором можно выбрать нужный переключатель (рис. 17).

Рис. 17. Добавление ячеек

Для удаления строк, столбцов и отдельных ячеек тоже можно воспользоваться контекстным меню, выбрав соответственно команды Удалить строки, Удалить столбцы, Удалить ячейки.

Рис. 18. Удаление ячеек

При выборе в контекстном меню команды Удалить ячейки… появится диалоговое окно Удаление ячеек (рис. 18), в котором можно выбрать необходимый переключатель.

Если в таблицу требуется вставить сразу несколько новых строк или столбцов, то следует выделить в таблице такое же число объектов, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов вставки. Для удаления сразу нескольких объектов нужно действовать аналогично. При этом нужно помнить, что клавиша DELETE не удаляет строки и столбцы таблицы, а только очищает их содержимое.

Для быстрой вставки «строки ниже» нет необходимости использовать меню, а достаточно:

· Щелкнуть в конце строки таблицы.

· Нажать клавишу Enter.

Для вставки новой строки после последней в таблице можно:

· Поставить курсор в последнюю ячейку строки.

· Нажать клавишу Таб.

Для редактирования таблицы используются также команды группы Объединить вкладки Макет, которые позволяют создать таблицу сложной конфигурации. Для стирания границ между ячейками можно воспользоваться инструментом Ластик вкладки Конструктор (рис. 19).

Для объединения ячеек нужно их выделить и нажать кнопку Объединить ячейки группы Объединить вкладки Макет. Объединять можно ячейки в горизонтальном, вертикальном направлениях, а также диапазон ячеек.

Рис. 19. Команды для редактирования таблиц

Для разбиения ячеек нужно нажать кнопку Разбить ячейки группы Объединить и в появившемся диалогом окне Разбиение ячеек (рис. 20) установить нужные параметры. В контекстном меню ячеек тоже можно найти команду Разбить ячейки.

Рис. 20. Окно Разбиение ячеек

В текстовом процессоре Word 2003 можно было разбивать на столбцы только одну ячейку, в Word 2007 с помощью кнопки Разбить ячейки группы Объединить можно разбивать любое количество выделенных ячеек таблицы.

Появилась возможность разбить по горизонтали и всю таблицу с помощью кнопки Разбить таблицу группы Объединить вкладки Макет. Для этого нужно установить курсор в любой ячейке строки, с которой будет начинаться новая таблица и выбрать команду Разбить таблицу.

Но команды контекстного меню, связанные с объединением и разбиением ячеек, остались прежними.

На рис. 21 представлено контекстное меню, которое появляется, если курсор находится в какой-то одной ячейке таблицы. В этом случае в меню присутствует команда Разбить ячейки. Если будет выделено несколько ячеек, то в контекстном меню команда Разбить ячейки не появится.

Рис. 22. Команда Объединить ячейки

Команда контекстного меню Объединить ячейки (рис. 22) инициализируется при выделении строк, столбцов и диапазонов ячеек.

Отредактировать всю таблицу можно и с помощью команды Нарисовать таблицу контекстного меню. Это меню появляется после выделения всей таблицы (рис. 23).

Рис. 23. Команда Нарисовать таблицу

Пишете протоколы заседаний, совещаний, служебной переписки с клиентами или поставщиками? Если да, то вы имеете дело с постоянно повторяющимися текстовыми структурами. Я научу вас, как можно при помощи экспресс-блоков сохранять и пользоваться готовыми экспресс-таблицами.

Как составить недельный план

В качестве примера возьмем план дел на неделю. Создайте новую таблицу, состоящую из двух столбцов и семи строк. Напишите в первой строке "план на неделю", а во второй - "первая половина дня" и "вторая половина дня". Начиная с третьей строки, впишите в первую колонку таблицы названия дней недели от понедельника до пятницы. Отформатируйте таблицу в соответствии с вашими пожеланиями.

Как сохранить таблицу в качестве экспресс-блока

Для того, чтобы в дальнейшем вы могли использовать таблицу с недельным планом в любых документах, необходимо сохранить ее как экспресс-блок. Выделите ее и нажмите на клавишу "Экспресс-блоки" в разделе меню "Вставка". В самой нижней строке меню вы увидите команду "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков".

Как открыть новый экспресс-блок в виде экспресс-таблицы

В диалоговом окне "Создать новый экспресс-блок" напишите "План на неделю" в качестве названия нового блока. В качестве каталога выберите таблицу. Благодаря этому ваша таблица сохранится в каталоге, ее можно будет выбрать в разделе экспресс-таблиц в разделе меню "Таблица" и вставить в любое место документа в зависимости от положения курсора. В строке меню "Сохранить как" оставьте Создание таблицы.dotx.

Гарантированное сохранение экспресс-блоков

После того, как вы сохраните экспресс-блок, закройте программу Word. Сделать это необходимо, так как все экспресс-блоки в файле Создание таблицы.dotx окончательно сохраняются только после завершения программы. Таким образом, вы обезопасите себя от неприятной потери сохраненных данных, которая может быть вызвана скачком напряжения или сбоем электропитания.

Вставка экспресс-таблицы в документы

Теперь вы можете вставить вашу новую экспресс-таблицу в любом месте документа. Проверьте, как это работает, при помощи раздела "Вставка". В самом низу раздела меню "Таблица" находится строка "Экспресс-таблицы". Именно там вы и найдете ваш "План на неделю". Теперь вы можете вставлять эту таблицу в любые документы одним щелчком мыши.

Удачной вам работы и креативных идей при создании экспресс-таблиц!

Вы всегда можете создать собственный стиль сводной таблицы. Новые стили добавляются в коллекцию и становятся доступными при каждом последующем создании сводной таблицы.

Предположим, что нужно создать стиль сводной таблицы, в котором чередование цветов заливки выполняется через две строки. Эта задача легко выполняется, если следовать приведенным ниже инструкциям. Если вам необходимо спрятать что-то на своем компьютере, тогда стоит скачать программу для сокрытия файлов , которая исключить возможность несанкционированного просмотра ваших документов.

Выбор стиля по умолчанию для будущих сводных таблиц

Вы вправе указать, какой стиль будет использоваться по умолчанию при создании сводных таблиц в будущем. При этом по умолчанию может быть выбран не только встроенный стиль, но и любой пользовательский стиль, созданный на основе встроенного. На контекстной вкладке Конструктор откройте коллекцию стилей, щелкните правой кнопкой мыши на необходимом стиле и выберите команду По умолчанию (Set As Default).

Примечание: Эта статья выполнила свою задачу, и в скором времени ее использование будет прекращено. Чтобы избежать появления ошибок "Страница не найдена", мы удаляем известные нам ссылки. Если вы создали ссылки на эту страницу, удалите их, и вместе мы обеспечим согласованность данных в Интернете.

Экспресс-таблицы хранятся в коллекциях как стандартные блоки. Вы можете в любое время получить доступ к Экспресс-таблицам и повторно использовать их. Если вы часто используете таблицу с определенным форматированием, вы можете сохранить копию таблицы в коллекции экспресс-таблиц, чтобы не создавать ее заново каждый раз, когда вы хотите ее использовать.

В этой статье

Вставка таблицы с помощью коллекции экспресс-таблиц

Щелкните в документе место, куда вы хотите вставить таблицу.

На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица , выберите Экспресс-таблицы и щелкните нужную таблицу.

При необходимости замените данные в ней.

Добавление таблицы в коллекцию "Экспресс-таблицы"

Выберите таблицу, которую вы хотите добавить.

На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица , выберите Экспресс-таблицы и щелкните Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-таблиц .

Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание нового стандартного блока .

• Имя. Введите уникальное имя для стандартного блока.

  Коллекция. Выберите в списке значение Таблицы .

  Описание. Введите описание стандартного блока.

  Сохранить в. Щелкните Стандартные блоки .
  Если вы хотите, чтобы таблица была доступна в шаблоне, вы можете выбрать другой шаблон в списке сохранить в . В списке находятся имена только открытых в настоящий момент шаблонов.

  Параметры. Выберите одно из указанных ниже значений.

  • Выберите Вставить только содержимое , чтобы вставить таблицу туда, где находится курсор.

    При выборе значения Вставить содержимое в тот же абзац для содержимого будет создан отдельный абзац, даже если курсор находится внутри другого абзаца.

    Выберите значение Вставить содержимое на ту же страницу , чтобы поместить стандартный блок на отдельную страницу, добавив до и после него разрывы страницы.

В коллекции "Экспресс-таблицы" нет таблиц

Если вы не видите встроенные макеты таблиц в коллекции или не можете открыть ее, возможно, надстройки стандартных блоков недоступны. Чтобы встроенные макеты отображались во всех коллекциях стандартных блоков Word, сделайте следующее:

Выберите Файл > Параметры .

Выберите пункт Надстройки .

В меню Управление выберите пункт Отключенные объекты и нажмите кнопку Перейти .

Щелкните Building Blocks.dotx и нажмите кнопку Включить .

Перезапустите Word.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).