Нужна ли свертка в 1с 8.3. Что такое свертка информационной базы данных и для чего она нужна? Удаление старых документов

В процессе свертки информационной базы данных в ней выполняются следующие действия:

• формируются документы ввода остатков на дату, когда осуществляется свертка;
• удаляются документы и движения по регистрам, которые были в программе до даты свертки включительно.

Свертка информационной базы данных позволяет:

• ускорить работу системы;
• уменьшить размер 1С ИБД.

ВНИМАНИЕ! Перед тем, как приступить к свертке информационной базы необходимо:

• выполнить предварительную тестовую свертку на копии рабочей 1С ИБД;
• если тестовая свертка завершилась успешно, только тогда можно приступать к свертке рабочей информационной базы данных, предварительно выполнив ее резервное копирование.

Для свертки информационной базы данных используется обработка для конфигурации (редакция 1.6), которая есть на диске . Для редакции 2.0 данная обработка не подходит, поскольку в ней нет документа «Корректировка записей регистров». Заказать можно у нас на сайте.

Заказать свертку

Пошаговая инструкция по свертки базы

• Сначала необходимо создать резервную копию информационной базы данных. Затем зайти в базу, используя режим 1С: Предприятие , и проверить все ли документы выполнены по закрытию месяца на дату свертки.
• Далее необходимо сделать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за тот период, за который планируется произвести свертку базы.
• Используя команду «Открыть» (меню «Файл»), загружаем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.
• Свертка базы осуществляется после нажатия соответствующей кнопки на нижней панели, в процессе чего выполняется удаление объектов за указанный в обработке период. Следует отметить, что выполнение процесса может длиться достаточно долго. После проведения свертки 1С ИБД корректировать и перепроводить документы за свороченный период ни в коем случае нельзя.
  Также нельзя не сказать, что если в процессе свертки имели место ошибки, из-за которых удаление объектов было прервано или выполнено не полностью, то это может привести к тому, что по некоторым регистрам итоги будут отключены. Этот факт в свою очередь делает невозможным получение итогов по некоторым регистрам. Просмотреть перечень регистров, по которым итоги отключены, можно на закладке «Регистры с отключенными итогами». Здесь же при необходимости можно включить итоги.
  Если процесс свертки прерывался в силу каких-либо причин, то перечень документов ввода остатков всегда можно восстановить, используя кнопку «Заполнить список» на закладке «Документы ввода остатков», указав интервал дат.
• Последний этап — удаление помеченных объектов. Его можно осуществлять, если все выше описанные этапы свертки успешно завершились.
  • В меню «Операции» нужно выбрать команду «Удаление помеченных объектов».
  • В верхней части окна содержится диалог с перечнем обнаруженных в 1С ИБД объектов, помеченных на удаление. Любой из них пользователь может открыть и просмотреть. С использованием пометок пользователь также может определить, какие объекты необходимо проверить на возможность удаления. Определить, есть ли ссылки на удаляемые объекты, поможет кнопка «Контроль». Тщательно проверив объекты для удаления, и не выявив ошибок, нужно запустить процесс удаления объектов, нажав кнопку «Удалить».

По окончанию свертки базы необходимо убедиться, что все прошло правильно. Для этого открываем Оборотно-сальдовую ведомость и сравниваем ее с той, которую сохранили до выполнения свертки. Если они идентичные, то свертка базы выполнена корректно.

Предыстория

В компании, где я работаю, возникла ситуация, когда настала необходимость урезать базу, т.е. удалить все документы и движения до определенной даты. К этому моменту база данных весила почти 350Гб, и очень тяжело было с ним работать. Также страдало быстродействие 1С и регламентные операции с БД выполнялись очень долго.

Решение было принято - базу обрезаем! После долгих тестов типовых обработок по свертыванию, я в них разочаровался. Больше двух недель провел наедине с компьютером обрезая тестовую базу. Такие сроки просто недопустимы в рабочей базе, тем более в базе работают пользователи 6 дней в неделю. Как то нужно было выбираться из тупиковой ситуации. Решили передать задачу на аутсорс. Но и здесь нас не обрадовали, стоимость работ высокая и время для выполнения требовалось немаленькое.

В общем вопрос оставался нерешенным и вернулись к тому, чтобы решить задачу своими силами.

Пришлось прибегнуть к крайним мерам, я отключился от всех других задач и взялся за свертывание базы.

И в скором времени вопрос был решен - обрезали базу за 2 дня, уменьшили его на 70%.

Обрезание базы УТ с объемом 350 Гб за 2 дня.

Решил выполнить задачу по такому алгоритму:

Создать копию рабочей базы. В копии сформировать остатки на нужную дату, удалить все документы и движения до этой даты. Далее из рабочей базы все новые документы (созданные с момента создания копии) перенести в новую базу. Пустить пользователей в новую базу.

Задача была разделена на 5 подзадач:

1.Создать план обмена, для того чтобы после обрезания базы все новые документы можно было перенести в новую базу.

2.Сформировать остатки на дату свертки.

3.Удалить все документы и движения до даты свертки.

4.Загрузить документы из текущей базы в новую базу.

5.Заменить рабочую базу новой (обрезанной) базой.

На подготовительный этап ушло около двух недель: создание плана обмена, поиск инструментов по созданию остатков и очистки регистров, тестирование механизмов.

Процесс свертки базы данных.

1. Формирование остатков на дату свертки.

Остатки формировал типовой обработкой «СверткаБазы.epf».

Чтобы сэкономить время формирование остатков выполнил в рабочей базе в рабочее время. Т.к. остатки формируются документами «Корректировка записей регистров» и обработка устанавливает неактивными движения в регистрах, то эта процедура для базы безвредна.

В обработке поставил ограничение на количество строк в одном документе 50 000.

Делал не спеша, и в течении 1-2 дня все сформировалось (получилось около 400 документов).

Примечание:

- если на дату свертки есть документы «Корректировка записей регистров» не связанные со сверткой базы, то их лучше перенести на дату позже, чтобы случайно их не перепутать потом.

- при формировании остатков, лучше просмотреть все регистры, т.к. бывает, что не по всем регистрам начальные остатки вам нужны. Иногда бывают ситуации, когда регистр уже нигде не используется. В итоге это сэкономит ваше время.

2. Создать полный план обмена для выгрузки в идентичную конфигурацию (можно делать параллельно формирования остатков).

3.В нерабочее время очистить зарегистрированные в плане обмена объекты и сделать копию базы с отключенными регламентами.

4.Удаление документов и очистка регистров.

Эта операция самая медленная и для ускорения этой операции нужно использовать прямые запросы SQL . Подобные инструменты можно найти на Инфостарте. Есть еще один момент, если мы удалим данные таким способом, то объекты удалятся быстро, но без контроля на ссылочную целостность. Соответственно, в наших документах вода остатков и других документах появятся строки типа «Объект не найден….».

У меня стояла задача оставить эти документы в непроведенном виде для информационных целей.

Для этого была написана обработка, которая сняла с проведения и перенесла на дату свертки все документы участвующие в движениях в документах корректировки регистров.

После чего, используя обработку по удалению документов и движений через SQL запросы, удалить все до даты свертки (журналы документов, документы, регистры накопления, регистры сведений и т.д.).

Примечание:

- по регистрам сведений нужно чистить только периодические. Если регистр не периодический, то он скорее всего очистится полностью.

6.Активизаровать движения документов корректировки записей регистров обработкой «СверткаБазы.epf». При этом обработка эти документы переносит на предыдущую дату (это удобно для сверки остатков в двух базах).

8.Проверить корректность ввода остатков и исправить (для этой цели можно привлечь сотрудников бухгалтерии)

9.Перенести документы из рабочей базы в новую базу. Эту процедуру можно делать уже сразу после создания копии. Т.е. если ежедневно в базе создается много документов, то перенос документов лучше делать параллельно, чтобы дополнительное время на это не тратить.

10.Пустить пользователей в новую базу. Для этого лучше переименовать базы на сервере 1с, чтобы для пользователей переход был безболезненным. Т.е. старую базу называем как угодно а новую (свернутую) базу переименовываем в старую.

Примечание!

Как известно, при непосредственном удалении объектов не происходит контроль ссылочной целостности.
Соответственно, после удаления объектов в текущей базе остаются объекты ссылающиеся на несуществующие объекты ("Объект не найден").
У меня задача не стояла, чтобы эти объекты были в свернутой базе. Но битые ссылки могут отрицательно сказаться и на разного рода обмены между базами, и на другие процессы.
По этому я их перенес в свернутую базу, но после того как базу свернул.
1.Сделал правила обмена, которые переносят документы (только номер, дата в непроведенном виде).
2.Перенес все документы которые встречались в документах ввода начальных остатков.
Эту процедуру можно делать после свертки, но желательно инструменты подготовить заранее.

Особенность свертки от «1С-ИжТиСи» - весь объем работ умещается в рамки технологического окна заказчика - времени, когда с базой никто не работает.

Свертка информационных баз 1С используется для сокращения объема информационной базы, а также для повышения быстродействия системы. В процессе свертки происходит удаление устаревших данных и ввод остатков на дату свертки.

Главное отличие решения «1С-ИжТиСи» от типового механизма свертки 1С в том, что операции по изменению данных производятся в максимально сжатые сроки, например, когда размер технологического окна не превышает 2-3 часов.

В случае, если полная свертка не может быть проведена за один сеанс, технология позволяет проводить процесспо частям: как по отдельным объектам, так и по группам объектов в несколько технологических окон.

Кому нужна свертка информационных баз 1С

Любым компаниям, работающим в «1С:Предприятие» продолжительное время:

• если вы заметили, что система начинает работать медленнее обычного - долго формируются отчеты и т.п.;
• когда в информационных базах накопилось большое количество устаревшей, неактуальной информации.

Когда стоит проводить свертку

Свертку стоит производить в следующих случаях:

• Объем базы свыше 50 Гб.
• Учет в базе ведется более 5 лет.
• Размер базы вызывает сложности при создании бэкапа.
• Перед обновлением конфигурации, которая давно не обновлялась.

Организация процесса свертки информационных баз 1С

Типовой план свертки состоит из нескольких этапов:

1. Демо-свертка: 5-10 рабочих дней

Демо-свертка позволяет оценить итоговый размер свернутой информационной базы и время, требуемое на весь процесс, а также выявить ошибки, которые исправляются в ходе последующих этапов. Этап может проводиться как на нашей стороне, так и на стороне заказчика.

2. Проверка результатов демо-свертки: 5 рабочих дней

Спустя некоторое время, базы 1С сильно увеличиваются в размерах, что может плохо сказаться на скорости работы системы. Да и видеть старые документы пятилетней давности не всегда требуется и часто мешает. Что бы избавится от старых документов, отчистить базу и ускорить программу разработчики 1С придумали простое действие — свертка информационной базы 1С.

Что такое свертка базы в 1С 8.3 ? Свертка — это ввод актуальных остатков на определенную дату и удаление старых, ненужных документов. Ниже я расскажу как сделать свертку для типовой конфигурации на примере 1С Бухгалтерия 3.0.

Эта инструкция подойдет и для других современных конфигураций — Управление торговлей (УТ) 11, Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.0, ERP 2.0, Управление небольшой фирмой (УНФ). Если конфигурация не типовая — процедуру необходимо делать крайне осторожно и хорошо проверить данные после свертки.

Первым делом — обязательно сделайте . Если что то пойдет не так — вы всегда сможете вернутся к первоначальным данным.

Свертку необходимо производить без работающих в системе пользователей. Поэтому заранее попросите выйти из программы коллег.

Инструкция по свертке базы

Зайдите в программу 1С в режиме Предприятия. Зайдите на вкладку “Администрирование”, выберите пункт “Свертка информационной базы”:

В открывшемся окне программа сама предложит сделать резервную копию программы — не стоит отказываться:

Если программа не сможет по какой то причине создать копию — обязательно сделайте её вручную, по данной инструкции. Переходим к следующему этапу, нажимая кнопку “Далее”. Система предложит выбрать какие организации нуждаются в свертке и на какой период.

Выберем “Все организации” и период 2015 год:

На следующем этапе система предложит выбрать регистры для формирования остатков. Данные настройки лучше оставить по умолчанию и продолжить процесс далее.

На этапе “Просмотр операций” система сформирует документы ввода остатков, которые доступные для просмотра и проверки.

Если операции введены корректно — можно переходить к автоматизированной проверке. Там вы можете увидеть аналог оборотно-сальдовой ведомости до и после операции свертки.

Проверка свертки 1С

Если у вас появились сомнения, операцию всегда можно отменить и вернутся к первоначальному состоянию.

После ручной проверки можно данных можно переходить к последнему этапу — пометка на удаление старых документов. Этот этап может занять от 10 минут до нескольких часов, в зависимости от объема базы и количества операций.

Вот и всё — свертка базы 1С Бухгалтерия 8.3 готова! В любом случае после удаления старых документов рекомендую проверить основные отчеты на схожесть информации. В крайнем случае вы всегда можете восстановить базу данных из резервной копии.

После окончания процесса рекомендуется запустить обработку “Удаление помеченных объектов”, что бы избавиться от ненужных документов. Созданные документы свертки расположены в разделе “Операции”, в пункте “Операции, введенные вручную”.

Если вам нужно сделать свертку в 1С 8.2 и 7.7, то она практически не отличается от приведенных выше, за исключением того, что она делается отдельными обработками.

Свертка базы 1С 8.2 — действия, направленные на уменьшение объема базы данных путём компоновки и архивирования данных за прошлый период. Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, существенно увеличивается.

Причин для свертки информационной базы 1С 8.3 может быть множество:

• большой объем данных на дисках (для файловой БД размер более 12 Гб — критический, в один прекрасный день программа просто не откроется);
• вследствие большого объема может упасть быстродействие базы данных;
• документы за прошлые периоды «мазолят глаза».

Порой за 3-4 года работы база 1С «вырастает» минимум до 4-5 гигибайт объема.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Для того чтобы избавиться от старых данных и в тоже время не потерять текущие, необходимо произвести свертку базы данных 1С .

Что такое свертка базы в 1С

Свертка базы 1С — это регламентная операция, в которую входит удаление старых ненужных документов. Вместо документов, как правило, формируется 1 документ ввода остатков на определенный период. Тем самым мы обрезаем ведение учета в базе до определенного периода.

Как свернуть базу 1С

Процедура свертки производится обычно с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для 1С версии 8. Однако, надо понимать, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производиться только с типовой конфигурацией. В противном случае могут появиться ошибки, которые будут видны не сразу. Если у Вас не типовая конфигурация, для свертки базы Вам лучше обратиться к .

Сами обработки свертки делают, по сути, следующие процедуры:

• вводится документ «Ввода остатков» по всем счетам/регистрам на требуемую дату;
• удаляют документы до требуемый даты.

Для примера: свертка базы 1С 8.2 бухгалтерия 2.0 за 3 года занимает порядка 2-3 часов. 1С Бухгалтерия 3.0 за 2 года сворачивалась около часа.

Скачать обработки для свертки 1С

Для свертывания лучше всего скачать свежую обработку свертки для 1С (7.7 и 8) от официальных разработчиков — фирмы 1С, на сайте http://its.1c.ru/ . Также обработку можно скачать от сторонних разработчиков или даже купить доработанные версию по функционалу от частных программистов 1С.